Voy a empezar con una confesión muy de bar: el 80 % de las licitaciones que ve una PyME no debería ni abrirlas. No porque sean malas, sino porque no encajan. Y el problema no es perder contratos, es perder tiempo (y energía mental) en concursos que estaban muertos antes de nacer.
Hoy te dejamos una guía práctica para evaluar si una licitación pública es rentable antes de meterte en faena. Nada de teoría bonita: números, señales de alarma y decisiones claras.
Empieza por la memoria justificativa
La memoria justificativa es un documento que firma el órgano de contratación y que aparece, siempre con ese nombre, entre los documentos clave del pliego (junto con el PCAP o el PPT, por ejemplo). Explica por qué se necesita el contrato, cómo se ha calculado el presupuesto y por qué se ha elegido el procedimiento que se ha elegido.
Lo importante ahora es lo segundo: el presupuesto. Según cómo lo presenten, asústate. Si ves presupuestos sin desglose ni referencias a precios de mercado, alcances genéricos (“servicios de apoyo”, “asistencia técnica general”) o plazos que te parezcan, en tanto de entendido de lo tuyo que eres, poco realistas: alerta roja. Y ojo, porque una licitación mal diseñada se paga en la ejecución más que en la oferta.
Protege tu margen
Si llevas un negocio, no creo que sea necesario decirte esto; pero sirva como recordatorio dado que, a veces, a los presupuestos se les «olvida». Un margen mínimo saludable está entre un 10% y un 15%, dependiendo del sector. Y una fórmula básica pero honesta de rentabilidad sería:
Margen = Presupuesto base – (Costes directos + Costes indirectos + Provisión de riesgos o imprevistos)
Protege tu margen. Es uno de los motores de crecimiento de tu negocio (también en contratación pública).
Analiza los criterios de adjudicación: ni todo es el precio, ni la calidad lo puede todo
Calidad técnica versus precio
La CNMC publicó en junio de 2025 una guía sobre la preparación y el diseño de licitaciones que enfatiza la competencia a través de criterios de adjudicación objetivos. La Comunidad de Madrid hizo algo parecido unos meses antes, en abril de 2025, con una una guía centrada en diseño procompetitivo.
procompetitivo: enfoque que busca favorecer a competidores con propuestas superiores (más allá de precio) dentro de la licitación
En definitiva, la administración se está diciendo a sí misma: diseña para que gane la mejor oferta, no la más barata a cualquier precio.
¿Qué implica esto para ti? Pues que debes revisar siempre si los criterios técnicos y de calidad pesan lo suficiente para compensar un precio razonable y si la estructura de la oferta permite justificar ventajas competitivas reales que tú puedes entregar. Esto lo podrás ver directamente en el pliego de la licitación (por ejemplo, en su versión HTML en la PLACSP) o, en el peor de los casos, en el PCAP.
Si trabajas servicios como consultoría, desarrollo de software, web, diseño, marketing, etc… eso que la administración llama servicios intelectuales, los criterios técnicos suelen pesar más que el precio (al contrario de lo que pasa en obras o suministros) y, de hecho, deberían pesar más de 50% (aunque no siempre pasa… ejem, ejem). En cualquier caso, siempre acabarás necesitando un equilibrio entre coste y valor.
Cómo afecta a esto el procedimiento del contrato
Muchos contratos «pequeños» siguen un procedimiento abierto simplificado que tiene límites prácticos: en España, obras hasta 5.382.000 € y servicios/suministros hasta 215.000 €.
Los contratos abiertos simplificados son menos complejos y tienen menos requisitos de solvencia y capacidad: en este sentido, son perfectos para micropymes. La contrapartida es que, muchas veces, no valoran la calidad técnica de la oferta. Es decir: el precio manda, o casi. Tu estrategia puede consistir en atacar contratos abiertos simplificados con una ventaja en costes, o bien pelear en el coliseo de la calidad.
¡Atento a los lotes!
Muchas pymes descartan contratos grandes por temor («esto es demasiado para nosotros») . Sucede que algunos grandes contratos están, en realidad, divididos en lotes que funcionan como licitaciones independientes entre sí. Si solo te fijas en el objeto del contrato, en la descripción y en el presupuesto, sin saber si detrás de todo esto hay más de un lote, estarás sobredimensionando muchos contratos. Lo importante es el tamaño del lote.
Método práctico
En resumen… vamos a ver, finalmente, qué en nuestra agencia de contratación pública para pymes, paso por paso. Este es nuestro #método.
1. Filtrado de los contratos
Lo primero es recopilar todos los contratos (los lotes, recuerda) que responden, a priori, a los intereses de la pyme. Las variables de filtrado son:
-
- el sector (CPV, palabras clave)
- el tamaño (presupuesto base, valor estimado)
- la ubicación
- el peso de lo técnico frente al precio
Esto nos da un primer conjunto de contratos. Normalmente, demasiado grande como para que pueda digerirse a la velocidad necesaria que caracteriza a un superlicitador.
2. Cualificación inicial
- ¿se exigen certificados imposibles?
- ¿tenemos una ventaja competitiva en lo técnico? ¿cuál?
- etc.
Además, la manera en que cualificamos los contratos va evolucionando conforme tenemos más contratos analizados. Así, se va construyendo un modelo de contrato ideal.
3. Comprobación de requisitos (flash check)
Casi al mismo tiempo que la cualificación, revisamos junto con nuestro partner un listado exhaustivo de todos los requisitos y criterios que se van a valorar (subjetivos y objetivos), para asegurarnos de que no se nos escapa nada y de que o bien los cumplimos todos, o bien asumimos el riesgo de perder un determinado número de puntos.
4. Análisis en detalle y de contexto
En este punto, sabemos si el contrato es estratégico y en qué medida podemos presentarnos sin asumir demasiado riesgo en términos de pérdida de tiempo o de recursos en la preparación de la oferta.
Llega el momento de conducir un análisis un poco más pausado, pero que sabemos hacer a un ritmo igualmente frenético. El objetivo es contestar a unas últimas preguntas importantes, como estas:
- ¿tiene sentido el presupuesto? ¿podemos asumirlo?
- ¿cuál es la rebaja esperable para un contrato como este?
- ¿qué competidores esperamos?
- ¿hay proveedores que se repiten de manera sospechosa?
- ¿tarda en pagar el órgano de contratación?
Y ya casi estamos…
5. Decisión final (GO/NO-GO)
Si el contrato pasa todas las fases de nuestra cadena de montaje… nos ponemos manos a la obra: es un GO.