Hasta un 90% de las ofertas excluidas en licitaciones lo son por errores formales o por incumplimiento de requisitos. O sea, que no es raro que presentes una oferta y nadie llegue a leer ni la portada.
A mí me dan escalofríos solo de pensarlo. Y por eso te aconsejo que tengas un sistema de control de calidad de todas las fases de tu flujo de trabajo.
En licitapyme somos muy pesados con los sistemas, pero es que no hay otra forma de trabajar bien.
Errores comunes al licitar
En contratación pública, cada detalle cuenta. Buena parte de las exclusiones se deben a presentar la documentación incompleta, con errores o fuera de plazo. Presentar fuera de plazo no tiene vuelta atrás. Según qué errores en la documentación, tampoco.
El pliego administrativo (PCAP) enumera todos los documentos que deben presentarse. Todos los documentos deben estar presentes, firmados digitalmente y en un formato determinado (normalmente, pdf). Si algún documento está incompleto o sin firma, ello suele acarrear una subsanación.
A su vez, cada documento va en un sobre (puede haber uno, dos o tres sobres, cada uno de los cuales debe contener unos documentos y no otros). De nuevo, el PCAP ordena en qué sobre va cada documento y, en este caso, el incumplimiento es mucho más grave y puede suponer la expulsión. ¿Por qué? Porque un sobre no puede contener a la vez información que se valora con fórmulas (por ejemplo, el presupuesto) y otra que se evalúa con juicios de valor (la memoria técnica). A esto se le llama contaminación entre sobres.
Y hablando del presupuesto, otro error típico es ofrecer una propuesta con un presupuesto superior al presupuesto base del contrato. Esto puede considerarse una errata y subsanarse, pero es mejor evitarlo desde un principio. Otro tema es acertar o no con la rebaja ofrecida, pero de esto hablaremos en otro post.
Por la importancia que tiene la memoria técnica (que, cuando existe, es la que se valora subjetivamente), vamos a dedicarle unas pocas líneas a continuación.
Cómo alinear la oferta con los criterios de evaluación
Si no adaptas la oferta al contexto de la licitación, pierdes puntos que marcarán muy seguramente la diferencia entre ganar y no ganar. No seas genérico: utiliza ejemplos, métricas y evidencias alineadas con el pliego. En contratos de diseño web, haz uso de mockups; habla del look-and-feel propio del cliente. En evaluación de políticas, demuestra que entiendes la teoría del cambio o reconstrúyela. Etcétera. Quien no personaliza pierde, sobre todo cuando los criterios sujetos a juicio de valor concentran más del 50% de la nota final.
Además, deberías ponérselo fácil a los evaluadores. El pliego técnico (PPT) te explica qué deberías contar en tu memoria técnica, y el pliego administrativo (PCAP) detalla cómo te van a evaluar. Muchas veces, no coinciden del todo.
Pues bien: tienes que guiarte por el PCAP. El PCAP manda: es como un contrato. Y es más sencillo, para la mesa de evaluadores, tener cada criterio de valoración contenido en un solo apartado de tu memoria. A la inversa, será más fácil para ti redactar cada sección sabiendo exactamente cómo te van a evaluar.
Por ejemplo, imagina que la metodología vale 10 puntos y el cronograma, 5. Lo lógico será que tu método se describa en el doble de páginas que tu plan de trabajo. Además, a la hora de revisar los criterios con los que se valora tu metodología, releerás exclusivamente tu sección metodológica y no tendrás que ir saltando de apartado en apartado.
Y, de todos modos, si tienes dudas sobre cualquier aspecto técnico (o administrativo) del contrato, pregunta al órgano de contratación. Suelen contestar rápido.
Flujo de trabajo y checklist para licitar
Muchas exclusiones y subsanaciones son evitables con una revisión final estructurada (checklist) que incluya criterios de exclusión, criterios de valoración, listado de documentos y cómo se relacionan los unos con los otros. Haz que esa checklist sea parte del flujo de trabajo y no una tarea que repetir cada vez.
Vamos al lío. Primero, establece fechas claras y responsables en un calendario compartido. Segundo, crea una lista con todos los criterios de exclusión (solvencia técnica, solvencia administrativa, certificados, etc.) y criterios de valoración (notas objetivas y juicios de valor). Tercero, mapea estos criterios a través de la documentación: es decir, lista todos los entregables y verifica que todos están vinculados con alguno de los criterios anteriores (y viceversa).
Por ejemplo, las solvencias suelen justificarse por medio de declaraciones responsables. Lo que se valora con fórmulas (p.ej. la oferta económica) suele volcarse en un documento cuya plantilla viene anexa al PCAP. Lo subjetivo se evalúa a través de la memoria técnica.
Cuarto: prepara tu equipo. Verifica que tu certificado digital está vigente e instalado en el ordenador desde el cual vas a hacer la entrega. Comprueba que estás registrado en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) o en la plataforma autonómica correspondiente. Si vas a trabajar con la PLACSP, tendrás que configurar Java. No hagas todo esto en el último momento si no quieres que te salte el corazón por la boca y vuele hasta la pared (o cualquier otra cosa que tengas delante).
Redacta la memoria técnica siguiendo el PCAP. Un criterio = un apartado. Personaliza el contenido (como hemos visto antes, personalizar no es solo sustituir el nombre de un cliente por otro, pero no te olvides de hacer esto también). Y, sobre todo, comprueba que no contiene ningún aspecto que vaya a valorarse con una fórmula automática.
Por último, incorpora una revisión final estructurada 24-48 horas antes del cierre: checklist, verificación de fechas y firma, validación de documentos, y un plan de contingencia ante posibles incidencias técnicas de la plataforma.
El coste de no hacer todo esto es alto: en el peor de los casos, la expulsión.
Beneficio y visión a largo plazo
Hemos visto, entonces, que la precisión y la disciplina operativa son ventajas competitivas reales en la contratación pública. No solo evitan expulsiones y retrasos; también y fundamentalmente aumentan el retorno de la inversión (ROI) de licitar.
Esta es, al menos, nuestra experiencia en licitapyme. Por eso, si te interesa, podemos ayudarte a mapear tus procesos para mejorarlos o a diseñarlos desde cero con nosotros. Somos todo oídos (y ojos).