ROLECE es el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público; la inscripción es obligatoria para participar en procedimientos abiertos simplificados y supersimplificados según el artículo 159.4 de la LCSP. Si quieres competir a nivel estatal, autonómico y local, necesitas ese certificado digital que acredite solvencia, capacidad y habilitación para licitar ante cualquier Administración Pública. No es una ocurrencia: es un requisito legal con alcance nacional y efectos prácticos inmediatos.
Empezar por ROLECE es una decisión estratégica para cualquier pyme que quiera licitar. La función con la que nació fue acelerar el papeleo y centralizar datos de licitadores y empresas clasificadas para evitar duplicidades entre 17 registros autonómicos y el registro estatal. Pero, en la práctica, y como decíamos al principio, no estar inscrito en el ROLECE implica la exclusión automática en licitaciones que usan procedimientos abiertos simplificados y supersimplificados.
¿Es grave, doctor? Para que te hagas una idea de la escala, en 2022, casi el 40% (30,7%) de las licitaciones fueron de este tipo. Si solo tomamos los contratos a los que puede aspirar una pyme, el peso de los contratos para los que es necesario estar en el ROLECE será todavía mayor.
Buenas noticias: la inscripción es telemática (si te dicen por teléfono que tienes que entregar algo a mano, insiste en que no es necesario) y gratuita para empresas y autónomos. Se hace a través de la página oficial del ROLECE y requiere de adjuntar documentos como estos que encontrarás en el Registro Mercantil:
- Nota informativa mercantil.
- Datos básicos identificativos de la empresa.
- Representación social (administradores y cargos sociales).
- Cuentas anuales.
O, si eres una persona física (autónomo), estos otros documentos de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y de la Agencia Tributaria (AEAT):
- Alta como autónomo.
- Certificado tributario de situación censal.
- Copia por ambas caras del DNI.
El proceso de alta se gestiona con certificado digital y autofirma; la tramitación es 100% electrónica. Inscribirse en el ROLECE puede tardar desde unos días hasta varias semanas, según la carga de trabajo del registro.
Beneficios de estar inscrito en el ROLECE
El primero, insistimos, es la posibilidad de acceder a la contratación abierta simplificada. Pero hay más.
Una vez estás dado de alta, puedes generar el DEUC (Documento Europeo Único de Contratación) directamente a partir de la información que consta en el ROLECE, lo que sí agiliza un poco la presentación de ofertas. No es un proceso completamente automático, pero sí te evita repetir documentación y hace más fluido el encaje con las plataformas de contratación que aceptan el DEUC.
Además, el certificado del ROLECE te permite demostrar, de una sola vez, que tu empresa tiene al día toda la documentación que acredita su capacidad técnica y económica (siempre y cuando hayas volcado en el registro la documentación necesaria). En lugar de tener que enviar cada clasificación, solvencia o documento original en cada licitación, el órgano de contratación puede comprobarlo directamente en el registro.
A nivel de alcance, ROLECE es el registro de mayor cobertura en España. Existen registros autonómicos, como Euskadi, Catalunya y Andalucía, pero ROLECE es el único con visibilidad y validez ante todas las Administraciones Públicas.
Todo esto reduce duplicidades y evita gestionar múltiples credenciales para cada administración. Es importante entender que la inscripción certifica tu solvencia y tu capacidad para ejecutar contratos.
Retos y experiencia operativa de ROLECE
A pesar de los beneficios, que los hay, en licitapyme somos críticos con el ROLECE. Sabemos que la administración ya tiene todos los datos que el ROLECE les exige a las empresas. Así que lo que hace el registro es obligarte a recuperar esos papeles de distintos organismos (Seguridad Social, Hacienda…) y subirlos manualmente a una carpeta virtual. Pero esta carpeta virtual, sorpresa, funciona peor que las webs de origen.
Lo bueno, al menos, es que el ROLECE viene con un manual. En realidad con varios: usuario, instalación del certificado, glosario, envío de documentación, acceso rápido… cientos de páginas. Nosotros echamos en falta un manual de manuales. Y aun así, con tanta letra, los funcionarios no siempre lo tienen claro. A veces, un técnico dice una cosa y otro la contraria. Para muestra, dos perlas del propio manual sobre lo que debe presentar un autónomo:
- «documentación acreditativa de su capacidad de obrar, en particular la de naturaleza tributaria y la que acredite el alta en la Seguridad Social.»
- «las cuentas que figuren en su Libro de Inventarios y Cuentas Anuales debidamente diligenciado.»
Cristalino, ¿eh? Sobre todo porque un autónomo no lleva libro de inventarios ni cuentas anuales.
Visto lo visto, es normal que muchísimas empresas, sobre todo las pymes, deleguen la inscripción en el ROLECE. En nuestra agencia de contratación pública para pymes no es la tarea en la que sentimos que más valor aportamos; pero, por supuesto, la hacemos con gusto y lo hacemos rápido.
Conclusiones
No pienses en el ROLECE como una forma de acelerar el papeleo, porque te frustrarás. Míralo como lo que es en realidad: una palanca de crecimiento para tu pyme. Porque la clave del ROLECE no es que centralice documentos (eso solo le importa a la administración) ni que acelere papeleos (de todos modos, tendrás que actualizar la documentación cada vez que cambie algo). Lo importante es que te da acceso a un mercado de millones de euros anuales a los cuales no podrías acceder de otra manera.
¿Ves por qué es imprescindible? Si quieres, te ayudamos.